Woorden en handelingen

Hieronder vind je een glossarium met typische begrippen uit de wereld van internationale conferenties.

Met welke handelingen van onderzoekers zijn de begrippen in het glossarium geassocieerd? Noteer.

Had je deze begrippen - en handelingen - al gevonden op de websites?
Heb je daar elementen gevonden die niet in het glossarium staan?
Noteer en bespreek.

Organising committee

Het organisatiecomité is verantwoordelijk voor de praktische, concrete organisatie van de conferentie. De leden van dit comité zijn in de meeste gevallen zelf onderzoekers en werken typisch in de locatie waar de conferentie plaatsvindt.

Scientific committee

Het wetenschappelijke comité is verantwoordelijk voor de wetenschappelijke invulling van de conferentie. Dit comité kiest de titel, thema’s en sprekers van de conferentie en stelt dus het wetenschappelijke programma van de conferentie samen.

Conference programme

Voor de conferentie wordt een concreet programma samengesteld. In dit programma vindt men de gedetailleerde organisatie van de conferentiedag(en), met beginuur, einduur, pauzemomenten, maaltijden, samen met de titels van de presentaties gekoppeld aan de naam van de spreker(s), met het uur en het lokaal waar ze plaatsvinden.

Conference website

Voor de conferenties van vandaag wordt normaal een webpagina of zelfs een volledige website aangemaakt. Dit wordt van tevoren ter beschikking gesteld om de conferentie te adverteren en om alle nodige informatie te communiceren voor onderzoekers die geïnteresseerd zijn om naar de conferentie te gaan.

Conference venue

De conferentie heeft een locatie nodig, met lokalen voor de presentaties, de discussies en de pauzemomenten. Afhankelijk van het aantal deelnemers, kan één lokaal genoeg zijn of heeft men zelfs een heel gebouw nodig met heel veel lokalen en gemeenschappelijke ruimtes.

Accommodation

Deelnemers komen vaak van ver voor de conferentie. Ze hebben dus een verblijfplaats nodig. Het organisatiecomité ondersteunt vaak deelnemers bij het vinden van een kamer in de nabijheid van de conferentielocatie. Hotels worden geselecteerd en aangesproken door het organisatiecomité, en soms wordt een lagere prijs aangeboden voor deelnemers van de conferentie.

Registration

Deelnemers die willen meedoen aan de conferentie, moeten zich inschrijven. Dit gebeurt tegenwoordig meestal via de website van de conferentie. Deelnemers moeten een formulier invullen waar ze informatie over zichzelf en over hun instelling geven. Sommige conferenties hebben een maximum aantal deelnemers. Wanneer deelnemers aankomen op de eerste dag van de conferentie, moeten ze zich aanmelden op het onthaal en krijgen ze een map met informatie.

Conference fee

Voor sommige conferenties moeten deelnemers een bedrag betalen om mee te kunnen doen. Dit bedrag is nodig om de kosten te dekken voor de concrete organisatie en realisatie van de conferentie. Voor de meeste onderzoekers betaalt de onderzoeksinstelling dit bedrag. Hoeveel men moet betalen, kan erg variëren. Er zijn ook conferenties waarvoor deelname volledig gratis is.

Sponsors

Het organisatiecomité kan sponsors zoeken voor de conferentie. Publieke entiteiten zoals bv. de stad of de provincie waar de conferentie plaatsvindt, of de Europese Commissie, kunnen geïnteresseerd zijn om financiële ondersteuning te geven aan de conferentie. Privé instellingen zoals stichtingen, bv. de Solvay Institutes for Physics, willen vaak ook een bijdrage geven. De logo’s van de sponsors wordt geadverteerd op alle conferentiecommunicatie.

Speakers

Sommige deelnemers van de conferentie geven een presentatie: ze zijn sprekers van de conferentie. Sprekers kunnen uitgenodigd worden door het comité, of kunnen zelf aangevraagd hebben om te mogen spreken tijdens de conferentie. Sprekers presenteren hun onderzoek, dat op deze manier meer bekend kan worden.

Paper submission

In de grote meerderheid van de conferenties is het mogelijk, voor een onderzoeker die wil spreken, om een presentatie aan te vragen. Typisch moet de onderzoeker een formulier invullen met titel en samenvatting (abstract) van de presentatie, en soms moet er meer informatie gegeven worden over het onderzoek. Hoe lang dit formulier is, en welke informatie gegeven moet worden, is sterk afhankelijk van het onderzoeksgebied.

Paper reviewers

Om het wetenschappelijke programma van de conferentie op te stellen, moet er eerst een selectie gemaakt worden van de sprekers. Op basis van de informatie ingediend door de onderzoekers, wordt een keuze gemaakt door het wetenschappelijke comité. Voor grote conferenties moeten er echter veel ingediende teksten gelezen worden, waardoor er gevraagd wordt aan meer onderzoekers om het comité vrijwillig te helpen met de selectie.

Keynote session

Het wetenschappelijke comité nodigt soms enkele sprekers uit om een presentatie te geven over een specifiek thema. Deze ‘keynote’ presentaties bieden een overzicht of een standpunt over het thema. Ze worden gegeven door onderzoekers die ervaring hebben opgebouwd in dat thema.

Parallel sessions

Als de conferentie veel deelnemers heeft met verschillende interesses, kunnen de comités beslissen om een deel van de conferentie te organiseren in de vorm van parallelle sessies voor verschillende thema’s. Presentaties worden typisch gegroepeerd op basis van het onderwerp. Deelnemers moeten dan kiezen naar welke parallelle sessie ze willen gaan. Soms moeten ze dit al aangegeven hebben bij de registratie opdat het organisatiecomité geschikte lokalen kan vinden.

Poster session

Deelnemers die spreken tijdens een postersessie moeten een poster over hun onderzoek meebrengen. De posters worden in een open ruimte tentoongesteld en tijdens de postersessie kunnen de onderzoekers aan de hand van hun poster hun onderzoek presenteren. Een postersessie is vaak vooral bedoeld voor jonge onderzoekers, bv. doctoraatstudenten.

Discussion session

In een discussiesessie gaan deelnemers inzichten en resultaten eerder gepresenteerd door meerdere sprekers samen bespreken. Tijdens de andere sessies zijn er immers typisch slechts enkele minuten voorzien voor vragen. De discussiesessie geeft de mogelijkheid om meer vragen te stellen aan verschillende sprekers en om een diepere en bredere discussie aan te gaan.

Workshop session

In een workshop gaan deelnemers actief aan de slag met een thema of kwestie. De ‘spreker’, of beter gezegd de organisator van de workshop, brengt oefeningen mee met de nodige materialen en engageert de deelnemers om deze oefeningen te doen, vaak in groepjes, en te bespreken.

Chair

In een conferentiesessie is er een voorzitter nodig. De voorzitter moet zorgen dat de voorziene spreektijd wordt gerespecteerd door de sprekers. Bovendien, moet de voorzitter de discussie modereren en zorgen dat dit niet uit de hand loopt en binnen de voorziene tijd blijft. Deelnemers die verder willen discussiëren, mogen dit doen na het einde van de sessie.

Participants list

De lijst van deelnemers met naam, instelling en vaak ook emailadres, wordt afgedrukt afgegeven aan de deelnemers op hun aankomst. Tegenwoordig wordt deze lijst vaak ook gepubliceerd op de website van de conferentie. Zo kunnen deelnemers weten bv. dat een onderzoeker, van wie ze een publicatie hebben gelezen, aanwezig is op de conferentie en kunnen met die onderzoeker gaan spreken.

Badge

In een conferentie krijgen deelnemers normaal een etiket met hun naam en instituut dat ze tijdens de conferentie moeten dragen. Dit helpt om andere onderzoekers te herkennen, op te zoeken en aan te spreken.

Coffee break

Tussen sessies worden pauzemomenten in open ruimtes georganiseerd, waar warme en koude dranken, vaak samen met kleine hapjes, zijn beschikbaar. Deze pauzemomenten dienen ook om informeel met andere onderzoekers te kunnen spreken.

Lunch break

Onderzoekers moeten ook eten. Het organisatiecomité moet dus zorgen dat er tijd voor een lunchpauze wordt voorzien en dat er eten beschikbaar is. Bijvoorbeeld kan men een broodjeslunch organiseren in het gebouw van de conferentie, of tijd voorzien om buiten, bv. in een cafetaria of stadscentrum, iets te gaan eten.

Conference dinner

In de meeste conferenties wordt een conferentiediner georganiseerd. Afhankelijk van het aantal deelnemers, kan dit wat zoekwerk en organisatie eisen. Voor een grote conferentie met 500 deelnemers, bijvoorbeeld, is het immers niet evident om een restaurant te vinden die het conferentiediner kan en wil organiseren. Deelnemers kiezen bij hun inschrijving of ze willen meedoen aan het diner en normaal moeten ze hiervoor een extra bedrag betalen.

Social programme

In veel conferenties kiest het organisatiecomité ervoor om ook sociale activiteitein aan te bieden, die bv. in een vrije namiddag kunnen plaatsvinden. Een bezoek aan de stad of aan een museum, een uitstapje, een concert of een sportactiviteit zijn allemaal mogelijkheden. Er kunnen verschillende opties aangeboden worden waaronder deelnemers een keuze kunnen maken bij de inschrijving.

Conference public lecture

In sommige conferenties wil het organisatiecomité ook iets bieden vanuit de conferentie voor het algemeen publiek. Bijvoorbeeld heeft de conferentie een interessante onderzoeker vanuit het buitenland naar de stad aangetrokken, die ook een interessante presentatie zou kunnen geven voor iedereen. Het comité kan dan een publieke lezing organiseren waarvoor iedereen zich kan inschrijven. Op deze manier kan het thema van de conferentie ook bredere aandacht krijgen in de regio.

Group photo

In de meeste conferenties wordt een groepsfoto getrokken. In het verleden werd een exemplaar van de foto via de post aan elke deelnemer bezorgd. Tegenwoordig wordt deze foto typisch op de website van de conferentie gepubliceerd. Onderzoekers kunnen zich terugvinden in deze foto’s die veel jaren nadien op het internet zijn blijven staan of gepubliceerd zijn in de proceedings van de conferentie.

Conference Proceedings

In sommige conferenties wordt na het einde van de conferentie een boek of tijdschrift gepubliceerd met een schriftelijke versie van alle presentaties. Sprekers worden gevraagd om na de conferentie en tegen een bepaalde datum een tekst in te leveren die geschreven moet worden in een bepaald formaat. Het organisatiecomité bundelt deze teksten in het boek van de proceedings.

Book of Abstracts

Sommige conferenties publiceren geen volledige schriftelijke versie van de presentaties, maar wel een boek met auteur(s), titel en samenvatting van elke presentatie.

Bekijk ook de drie andere oefeningen in dit scenario …

Conferentiedebat

Elektronen en fotonen

Conferentietijd

Toen en nu

Conferentiescene

Toneelstuk